Der neue Standard ZUGFeRD für elektronische Rechnungen wurde für Unternehmen und Behörden veröffentlicht. Der Begriff steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. In Zusammenarbeit haben das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, das Bundesministerium des Innern und die BITKOM einen Standard entwickelt welcher die Rechnungsbearbeitung vereinheitlicht. Das noch unverbindliche Modell erlaubt es, elektronische Rechnungen einfacher, schneller und sicherer digital zu bearbeiten. Unternehmen werden somit von der Papierflut entlastet und können effizienter arbeiten.

Es wird erwartet, dass durch das neue ZUGFeRD-Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund der Einsparung von Material und Portokosten sowie einer automatisierten Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch die Arbeitsabläufe in Zukunft durch optimierte Prozesse wesentlich produktiver werden.
Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist zum einen eine ganz normale PDF-Datei. Technisch nutzt ZUGFeRD das Trägerformat PDF/A-3 als sogenannten Container, durch die Verwendung der Version PDF/A-3 ist die besondere Eignung für Langzeitarchivierung sichergestellt.
In XML-Dateien sind alle steuerrechtlich korrekten Informationen einer Rechnung hinterlegt. Diese lassen sich mit Hilfe von ELO ver- und auch entschlüsseln oder in alle relevanten Strukturen, wie zum Beispiel ERP-Systeme, weiterleiten.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Üblicherweise wird die ZUGFeRD-Rechnung dann erstellt, wenn diese gedruckt wird.
Viele Rechnungsprogramme können eine Rechnung als PDF-Datei erstellen und per E-Mail versenden. Programme mit integrierter ZUGFeRD Unterstützung erstellen eine mit Informationen angereicherte PDF-Datei. Dazu erzeugen sie anhand der Rechnungsdaten die XML-Struktur, betten diese in die PDF-Datei ein und speichern sie im PDF/A-3 Format. Danach erfolgen der Versand und die Ablage der Rechnung im elektronischen Archiv.
Ebenfalls kann man dabei auswählen, ob eine zusätzliche Papierkopie für die Ablage ausgedruckt werden soll.
Für Rechnungsprogramme, die ZUGFeRD noch nicht unterstützen, sowie für Versender, die Rechnungen mit zum Beispiel Office-Anwendungen schreiben, gibt es Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden. Dafür wird als Drucker ein spezieller ZUGFeRD-Druckertreiber gewählt, der zum einen eine PDF/A-3 erzeugt und zum anderen die Nutzdaten ausliest und als XML-Daten in die PDF integriert.

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