Allgemein

Nicht nur traditionelle Papierdokumente sind eine wichtige Informationsgrundlage für Firmen und öffentliche Dienststellen, sondern auch elektronische Faxe, E-Mails oder andere elektronische Benachrichtigungen haben den gleichen Stellenwert. Diese Dokumente bedürfen ebenfalls einer langfristigen Archivierung und permanenter Verfügbarkeit. Informieren Sie sich hier zur aktuellen Gesetzeslage!
Ein wichtiger Punkt bei der Archivierung von Dokumenten ist die Revisionssicherheit. Die Informationen müssen fälschungssicher und unveränderbar elektronisch aufbewahrt werden.
Dies betrifft vor allem die aufbewahrungspflichtigen Dokumente. Gesetzliche Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme.
Einige Beispiele hierzu:
  • Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPdU )
  • Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt
  • elektronische Archivierung von der Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS)
  • zivile Prozessordung (ZPO)

Die GDPdU und GoBS wurden hierbei zum 01. Januar 2015 durch die GoBD abgelöst.

Am 14.11.2014 kam ein weiteres hochinteressantes BMF – Schreiben (Bundesministeriums der Finanzen) zum Thema revisionssichere Archivierung. Dieses Schreiben beinhaltet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD) auf diese. Die GoBD regeln die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von IT“ und enthalten auch Aussagen zur ordnungsmäßigen elektronischen Archivierung. Die Meinungen diesbezüglich reichen von Aktionismus und Paukenschlag bis hin zur Abgeklärtheit zur eigentlichen Sache.
Mit der Einführung und Nutzung von ELOprofessional oder ELOenterprise in Ihrem Unternehmen stellen Sie sicher, dass die grundlegenden Auflagen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) der in den GoBD festgelegten gesetzlichen Regularien erfüllt werden.
Wir bieten mit unseren Produkten eine effiziente Speicherung von elektronischen Benachrichtigungen, sowie die GoBD-konforme Archivierung von ERP– und Belegdaten an. Des Weiteren verfügt ELO über die Funktionalität Geschäftsdaten in der prozess- sowie vorgangsbezogenen Gesamtheit darzustellen und alle erforderlichen Informationen zu erfassen, zu speichern und schnell zu finden.

Vorteile von ELO für Ihre rechtskonforme Archivierung

  • Gesichert
    Mit ELO können Jukeboxen, Tape-Roboter oder EMC Centera zusätzlich angebunden werden. Serverprozesse können auf mehreren Hardwareplattformen verteilt werden und sind somit redundant.

  • Schnell
    ELO beinhaltet von Haus aus die voll integrierte Lösung ELO iSearch. Mit deren Hilfe Sie schnell und einfach Dokumente in Ihrem Archiv finden können.

  • Lückenlos
    Unsere Gesetze zwingen uns den Zusammenhang zwischen Rechnung und der dazugehörigen Leistung lückenlos zu belegen. Glücklicherweise stellt uns der Gesetzgeber frei wie bzw. in welcher Art wir dies tun. Dank der ELO Workflow-Lösungen werden diverse Prozessschritte klar, eindeutig und nachvollziehbar protokolliert. Die Kosten- und Zeitersparnis dadurch ist nicht von der Hand zu weisen.

  • Vernetzt
    ELO fungiert als Herzstück für unterschiedlichste Geschäftsanwendungen und Programme. Viele Schnittstellen beinhaltet ELO von Haus aus. Wenn Ihre internen Anwendungen nicht automatisch mit ELO verbunden werden können, stehen wir Ihnen sehr gerne helfend zur Seite und programmieren nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen eine passende Schnittstelle. Damit wird sichergestellt, dass das GoBD-konforme Archiv alle Systeme umfasst, in denen steuerrelevante Daten entstehen.

  • Transparent
    Wie es häufig in derzeitigen Unternehmen der Fall ist, werden auf verschiedenen PCs ein paar Informationen und Dokumente zu ein und demselben Prozess gesammelt. Wenn es dann zu einem Zwischenfall kommt, fängt das große Suchen nach relevanten Dokumenten an.
    ELO bietet die Möglichkeit von einer verteilten, zu einer zentralen Datenhaltung zu wechseln. Grundlegend für eine Prozess- oder Auftragsabwicklung ist die Effizienz. Diese wird mit unserem DMS entscheidend erhöht, denn „die richtige Information zur rechten Zeit am richtigen Ort zu haben“ ist meist auftragsentscheidend.

Aufbewahrungsfristen

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
A
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke, 6
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege 10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege 10
wenn sonstige 6
B
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Bestell- und Auftragsunterlagen 6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsanweisungen, -belege 10
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6
als Buchungsbeleg 10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
E
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) 10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einnahmenüberschussrechnung 10
Einheitswertunterlagen 10
Eröffnungsbilanzen 10
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
G
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift 6
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung” 10
H
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich 10
Hauptabschlussübersicht 10
I
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
J
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
K
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, 6
wenn Buchungsbeleg 10
L
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine, 6
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung 10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
M
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) 6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
N
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten, 6
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen 10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle als Handelsbrief 6
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Q
Quittungen 10
R
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) 2
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
S
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen, 6
wenn Bilanzunterlagen 10
Scheck- und Wechselunterlagen, 6
als Buchungsbeleg 10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
T
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
U
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Überweisungsbelege 10
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen, 10
wenn nach Ablauf der Versicherung 6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege 10
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Z
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10