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Gesetzeslage 2017-10-04T16:14:18+00:00

Allgemein

Nicht nur traditionelle Papierdokumente sind eine wichtige Informationsgrundlage für Firmen und öffentliche Dienststellen, sondern auch elektronische Faxe, E-Mails oder andere elektronische Benachrichtigungen haben den gleichen Stellenwert. Diese Dokumente bedürfen ebenfalls einer langfristigen Archivierung und permanenter Verfügbarkeit. Informieren Sie sich hier zur aktuellen Gesetzeslage!
Ein wichtiger Punkt bei der Archivierung von Dokumenten ist die Revisionssicherheit. Die Informationen müssen fälschungssicher und unveränderbar elektronisch aufbewahrt werden.
Dies betrifft vor allem die aufbewahrungspflichtigen Dokumente. Gesetzliche Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme.
Einige Beispiele hierzu:
  • Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPdU )
  • Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt
  • elektronische Archivierung von der Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS)
  • zivile Prozessordung (ZPO)

Die GDPdU und GoBS wurden hierbei zum 01. Januar 2015 durch die GoBD abgelöst.

Am 14.11.2014 kam ein weiteres hochinteressantes BMF – Schreiben (Bundesministeriums der Finanzen) zum Thema revisionssichere Archivierung. Dieses Schreiben beinhaltet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD) auf diese. Die GoBD regeln die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von IT“ und enthalten auch Aussagen zur ordnungsmäßigen elektronischen Archivierung. Die Meinungen diesbezüglich reichen von Aktionismus und Paukenschlag bis hin zur Abgeklärtheit zur eigentlichen Sache.
Mit der Einführung und Nutzung von ELOprofessional oder ELOenterprise in Ihrem Unternehmen stellen Sie sicher, dass die grundlegenden Auflagen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) der in den GoBD festgelegten gesetzlichen Regularien erfüllt werden.
Wir bieten mit unseren Produkten eine effiziente Speicherung von elektronischen Benachrichtigungen, sowie die GoBD-konforme Archivierung von ERP– und Belegdaten an. Des Weiteren verfügt ELO über die Funktionalität Geschäftsdaten in der prozess- sowie vorgangsbezogenen Gesamtheit darzustellen und alle erforderlichen Informationen zu erfassen, zu speichern und schnell zu finden.

Vorteile von ELO für Ihre rechtskonforme Archivierung

  • Gesichert
    Mit ELO können Jukeboxen, Tape-Roboter oder EMC Centera zusätzlich angebunden werden. Serverprozesse können auf mehreren Hardwareplattformen verteilt werden und sind somit redundant.

  • Schnell
    ELO beinhaltet von Haus aus die voll integrierte Lösung ELO iSearch. Mit deren Hilfe Sie schnell und einfach Dokumente in Ihrem Archiv finden können.

  • Lückenlos
    Unsere Gesetze zwingen uns den Zusammenhang zwischen Rechnung und der dazugehörigen Leistung lückenlos zu belegen. Glücklicherweise stellt uns der Gesetzgeber frei wie bzw. in welcher Art wir dies tun. Dank der ELO Workflow-Lösungen werden diverse Prozessschritte klar, eindeutig und nachvollziehbar protokolliert. Die Kosten- und Zeitersparnis dadurch ist nicht von der Hand zu weisen.

  • Vernetzt
    ELO fungiert als Herzstück für unterschiedlichste Geschäftsanwendungen und Programme. Viele Schnittstellen beinhaltet ELO von Haus aus. Wenn Ihre internen Anwendungen nicht automatisch mit ELO verbunden werden können, stehen wir Ihnen sehr gerne helfend zur Seite und programmieren nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen eine passende Schnittstelle. Damit wird sichergestellt, dass das GoBD-konforme Archiv alle Systeme umfasst, in denen steuerrelevante Daten entstehen.

  • Transparent
    Wie es häufig in derzeitigen Unternehmen der Fall ist, werden auf verschiedenen PCs ein paar Informationen und Dokumente zu ein und demselben Prozess gesammelt. Wenn es dann zu einem Zwischenfall kommt, fängt das große Suchen nach relevanten Dokumenten an.
    ELO bietet die Möglichkeit von einer verteilten, zu einer zentralen Datenhaltung zu wechseln. Grundlegend für eine Prozess- oder Auftragsabwicklung ist die Effizienz. Diese wird mit unserem DMS entscheidend erhöht, denn „die richtige Information zur rechten Zeit am richtigen Ort zu haben“ ist meist auftragsentscheidend.

Aufbewahrungsfristen

SchriftgutAufbewahrungsfrist (in Jahren)
A
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)10
Abschreibungsunterlagen10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10
Akkreditive6
Aktenvermerke,6
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege10
Angebote mit Auftragsfolge6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation10
Aufzeichnungen10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege10
wenn sonstige6
B
Bankbelege10
Bankbürgschaften nach Vertragsende10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10
Belegformate10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10
Bestell- und Auftragsunterlagen6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10
Betriebskostenrechnungen10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)6
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation10
Buchungsanweisungen, -belege10
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)6
als Buchungsbeleg10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)10
Dateien, Beschreibungen der10
Dateiverzeichnisse10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der10
Datensicherungsregeln10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)10
E
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung10
Eingabedatenformate10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu10
Einnahmenüberschussrechnung10
Einheitswertunterlagen10
Eröffnungsbilanzen10
Essensmarkenabrechnungen10
Exportunterlagen10
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege10
Finanzberichte6
Frachtbriefe6
SchriftgutAufbewahrungsfrist (in Jahren)
G
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg10
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift6
Geschenknachweise10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung”10
H
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)6
Handelsbücher10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich10
Hauptabschlussübersicht10
I
Inventare (§ 240 HGB)10
Investitionszulage (Unterlagen)6
J
Jahresabschluss mit Erläuterungen10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10
K
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung10
Kassenberichte10
Kassenbücher/-blätter10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
Kontenregister10
Kontoauszüge10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB)10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,6
wenn Buchungsbeleg10
L
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen10
Lagerbuchführungen10
Lieferscheine,6
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung10
Lohnbelege als Buchungsbelege10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen6
SchriftgutAufbewahrungsfrist (in Jahren)
M
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)6
Maske (Bildschirm-, Druck-)10
Menu-Übersicht10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10
N
SchriftgutAufbewahrungsfrist (in Jahren)
Nachnahmebelege10
Nebenbücher10
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege10
Preislisten,6
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen10
Programmablaufbeschreibungen10
Programmverzeichnisse10
Protokolle als Handelsbrief6
Prozessakten10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10
Q
Quittungen10
R
Rechnungen an Unternehmer10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)2
Reisekostenabrechnung10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10
SchriftgutAufbewahrungsfrist (in Jahren)
S
Sachkonten10
Saldenbilanzen10
Schadensunterlagen,6
wenn Bilanzunterlagen10
Scheck- und Wechselunterlagen,6
als Buchungsbeleg10
Schriftwechsel6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen10
Steuererklärungen und Steuerbescheide10
Systemhandbücher10
T
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege10
U
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege10
Überweisungsbelege10
Umsatzsteuervoranmeldungen10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung6
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10
Verkaufsbücher10
Vermögensverzeichnis10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege10
Versicherungspolicen,10
wenn nach Ablauf der Versicherung6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege10
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10
Wechsel10
Z
Zahlungsanweisungen10
Zollbelege10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)10

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